Dossiers structurés

  • Un dossier est constitué de données structurées et organisées dans une base de données
  • Un dossier comprend autant de données structurées que de besoin
  • Le système permet de paramétrer autant de types de dossier que nécessaire
  • Gestion des liens entre dossiers
  • Initialisation des données d’un nouveau dossier depuis un précédent

Classement des dossiers

  • Numérotation par registre
  • Attribution automatique des numéros de dossier
  • Formatage automatique et paramétrable des numéros de dossier
  • Classement automatique et dynamique selon les données enregistrées, en fonction de critères paramétrables

Vie du dossier

  • Le cycle de vie d’un dossier est géré sous forme d’événements
  • Gestion des évènements et diligences de tous types (demande de renseignements, relance, envoi de courriers, classement du dossier, …)
  • Configuration de chaque type de diligence (données à saisir, niveau de confidentialité, …)
  • Configuration des actions induites par chaque type de diligence (création automatique d’autres diligences, production documentaire, envoi de messages, mise à jour de l’agenda, …)
  • Alimentation automatique de données générales du dossier depuis la gestion évènementielle
  • Initialisation automatique de données évènementielles depuis les données générales du dossier
  • Gestion des plans d’action

Intégration automatique de courriels

  • Possibilité de scanner des boîtes aux lettres
  • Possibilité de définir des critères d’exclusion ou à l’inverse des critères obligatoires
  • Possibilité d’intégrer automatiquement les courriels sous forme d’évènements

Production documentaire

  • Production automatisée de tous les documents attendus
  • Tous les champs gérés peuvent être utilisés comme balises et récupérés dans les documents
  • Disponible avec tout traitement de texte (Word, Open Office, Wordperfect, …)
  • Aucune compétence informatique requise pour modifier les documents types

Gestion électronique de documents

  • Attachement de tous types de pièces jointes dans les dossiers (fichiers bureautiques, photos, …)
  • Recherche plein texte sur tous documents attachés de type texte (technologie disponible : Apache Solr)
  • Interfaçage possible avec une GED pour le stockage des documents et la recherche plein texte (technologie disponible: Alfresco)
  • Recherche plein texte contextuelle (dossier courant, un dossier lié au dossier courant, tous les dossiers liés au dossier courant, toute la base de données)

Recherches prédéfinies

  • Sur les informations principales du dossier (numéro, service gestionnaire, état…)
  • Sur le nom de tout intervenant
  • Selon un classement arborescent des dossiers entièrement paramétrable
  • Personnalisables par chaque utilisateur

Recherches multicritères

  • Tous les champs gérés sont disponibles (en tant que critères de recherche et informations de résultat)
  • Possibilité de paramétrer simplement la présentation de la liste résultat (ordre des colonnes, tris, couleurs, …)
  • Disponibilité de critères intemporels (date du jour, mois en cours, année précédente, …)
  • Possibilité de calcul de sommes et de moyennes
  • Possibilité de mémoriser les recherches récurrentes
  • Possibilité d’exporter les résultats de recherche sous divers formats (.pdf, .xls, .txt, .xml, …)
  • Possibilité de sélectionner les résultats de recherche sur lesquels s’appliqueront les traitements par lot
  • Aucune compétence informatique requise

Traitements par lot

  • Création de données par lot
  • Modification de données par lot
  • Production documentaire par lot
  • Envoi de courriels par lot
  • Envoi de SMS par lot

Gestion des délais

  • Gestion d’agendas
  • Système d’alertes paramétrable
  • Possibilité de recevoir et d’envoyer automatiquement des alertes par courriel et par SMS

Statistiques

  • Possibilité d’exploiter chaque information enregistrée
  • Représentation graphique (histogrammes, secteurs, …)
  • Construction de tableaux dynamiques
  • Disponibilité d’un éditeur de formules de calcul

Tableaux de bord

  • Vision globale de tableaux et de graphes statistiques
  • Possibilité d’archiver un tableau de bord (afin, par exemple, de facilement comparer différentes périodes d’activité)

Espace public

  • Possibilité de mettre à disposition de tout utilisateur de l’intranet des documents classés par thématique
  • Possibilité, pour tout utilisateur de l’intranet, de saisir votre service selon des thématiques prédéfinies
  • Possibilité de classer une demande émise depuis l’espace public dans un dossier existant
  • Possibilité de créer un nouveau dossier à partir d’une demande reçue via l’espace public

Communication

  • Interface avec toutes messageries (outlook, lotus, …)
  • Messagerie interne entre utilisateurs de l’application
  • Possibilité d’initialiser automatiquement le contenu d’un courriel à partir des données du dossier (objet, corps du message, …)
  • Exports de données sous divers formats (.pdf, .xls, .txt, .xml, …)
  • Possibilité d’interroger la base de données via des Web Services paramétrables

Traçabilité

  • Possibilité de tracer chaque action (dossier accédé, recherche effectuée, document produit, …) effectuée par chaque utilisateur (login, adresse IP, …)
  • Recherche multicritère sur toutes les données tracées
  • Champs d’audit sur chaque enregistrement (auteur et date de création, auteur et date de dernière modification)

Gestion des droits

  • Habilitations de chaque utilisateur par type de données géré (dossiers, intervenants, données de référence, …)
  • Habilitations de chaque utilisateur par fonction de l’application (mises à jour, recherches, administration, configuration, …)
  • Habilitations de chaque utilisateur selon son rôle dans l’organisation (dossiers accessibles ou non – consultation ou modification – selon leur service gestionnaire, confidentialité supplémentaire pour certaines données, …)
  • Gestion des accès concurrents

Ergonomie

  • Menu principal disponible dans tous les écrans
  • Menu personnalisable par chaque utilisateur (en fonction de ses droits)
  • Gestion des préférences de chaque utilisateur (écran d’accueil, critères de recherche par défaut, dossiers favoris, évènements favoris, …)
  • Chemin de navigation (fil d’Ariane) mis à jour automatiquement et affiché en permanence
  • Aide en ligne sur chaque écran et contenu entièrement paramétrable

Multilingue

  • Compatible UTF8
  • Support du Right To Left (RTL)
  • Possibilité d’utilisation simultanée de plusieurs langues

Technologie

  • 100 % client léger

Mobilité

  • Optimisé pour tablette et smartphone
  • Compatible IOS, Android, Windows Phone, Blackberry

Paramétrages fonctionnels

  • Les administrateurs fonctionnels peuvent paramétrer librement l’environnement de travail en fonction de l’organisation voulue
  • Les administrateurs fonctionnels n’ont pas besoin d’avoir des compétences propres au domaine de l’informatique (ils sont donc des « super utilisateurs » et non des informaticiens)
  • Champs variables du dossier
  • Champs et présentation des évènements
  • Documents types (fond et forme)
  • Recherches mémorisées
  • Tableaux statistiques et tableaux de bord (fond et forme)
  • Tables de référence
  • Profils

Paramétrages techniques

  • Les informaticiens (ceux d’esabora mais aussi potentiellement ceux de votre service informatique ou ceux de votre prestataire informatique) peuvent totalement adapter le système
  • Ces adaptations peuvent être effectuées tout au long du cycle de vie du projet (donc aussi bien lors de la mise en œuvre initiale que lors de la maintenance)
  • Les adaptations peuvent porter sur absolument tous les points qu’un informaticien est susceptible de modifier dans une application informatique
  • Structure du modèle physique de données
  • Ecrans
  • Navigation
  • Arbre de recherches multicritères
  • Ajout de traitements spécifiques